faktury a dobropisy

• systém pracuje se šesti základními knihami dokladů (faktury přijaté, faktury vydané, dobropisy přijaté, dobropisy vydané platby zákonných zástupců, vratky přeplatků zákonným zástupcům)
• pro každou knihu je nastavitelné číslování, prezentace na obrazovku, tisk knihy
• základním vazebním číselníkem je seznam obchodních partnerů
• přesné vyhledání partnera při zápisu dokladu lze zadáním IČO
• přibližné vyhledání partnera (zobrazí se jen vyhovující) lze zadáním i jen části názvu, či adresy
• nepřeberné množství přehledů, výběrů, sumářů, četností a tisků ať již detailních (jednotlivé doklady), či sumárních (partner, období, částka, účel, středisko, stav dokladu atd.)
• možnost provést plné rozúčtování dokladů pro pozdější přenos do účetnictví MAUS
• všechny myslitelné zadávané údaje mají k sobě číselník, který je automaticky (či na vyžádání=F1) nabízen a také na dotaz (u partnerů automaticky) doplňován o nově zadané údaje
• společné číselníky (účty, činnosti, střediska, paragrafy, položky, zakázky, učební obory) lze aktualizovat dle číselníků v software účetnictví MAUS
• účetní předkontaci lze provést později (až po vytištění dokladu) i s odstupem dní
• pro faktury a dobropisy přijaté lze tisknout jednu z mnoha nabízených "košilek"

faktury a dobropisy vydané

• konstrukce variabilního symbolu - kombinace pořadového čísla a roku, případně i pevného označení (obecné, pro středisko vystavující doklad, či partnera)
• konstrukce obsahu dokladu - od prostého textu, přes text + částka + DPH , až po vazbu na číselník prací a služeb
• tento číselník, lze zkonstruovat dopředu, či jej vytvářet na základě zadávaných údajů při zápisu faktur
• zápis textu dokladu má mnoho pomocných funkcí, které usnadňují vytvořit jej nejen obsahově, ale i graficky správně
• tiskovou podobu faktury lze parametricky nastavit : od editace textů uvozujících proměnné údaje, přes velikost záhlaví (pro hlavičkový papír), levý okraj (pro archivaci), umístění adresy odběratele (pro obálky s okýnkem), způsob vytváření rámečků až po tři řádky obecného textu tištěného na konci každé faktury
• obsah faktury je v základu omezen jen na 255 řádek (lze je i rozšířit)
• možnost vytvořit novou fakturu jako kopii jiné, či dříve uloženého vzoru

banka - příkazy - úhrady

• příkaz k úhradě či inkasu - výběrem z neuhrazených zapsaných dokladů
• na příkaz lze zařadit také stálé platby (seznam pravidelně se opakujících plateb) či připsat ruční zápis
• u stálých plateb zadáte částku, účet, symboly (var., kon., spec.) a datum + četnost opakování (měsíční / čtvrtletní /roční)
• systém sám, v okamžiku kdy se přiblíží termín platby, tuto nabídne k zařazení na příkaz k úhradě
• tisk příkazů v požadované formě a počtu kopií
• export příkazů do vašeho systému Home-Banking ve formátu ABO, či M-BEST/BEST KB
• zaznamenání úhrad : ruční (doklad po dokladu), poloautomatické (zadávání variabilního symbolu z bankovního výpisu), automatické (načtením bankovního výpisu z vašeho systému Home-Banking)
• saldokonto partnerů - celkově i detailně (částečné úhrady i případné přeplatky)
• inventury pohledávek a závazků

upomínky - úrok z prodlení

• vytváření a evidence upomínek (4 úrovně od prosté, přes výhružku soudem až po oznámení, že jste věc předali k soudu)
• hromadná upomínka partnerovi za všechny (či vybrané) dlužné faktury
• připravené texty jednotlivých upomínek lze podle vaší potřeby editovat
• nastavitelný způsob výpočtu úroku z prodlení
• okamžitá prezentace informace o výši tohoto úroku u dlužných faktur
• při pozdní úhradě lze automaticky generovat penalizační fakturu na úrok z prodlení
• text a nabízení této penalizační faktury je nastavitelný

DPH

• je jasné, že program plně pracuje s DPH
• nejen že umožňuje zápis potřebných údajů (s předvyplněním), kontroluje jejich správnost, ale také ve spojení s údaji importovanými ze software POKLADNA umožňuje rozsáhlý přehled dokladů na vstupu a výstupu

evidence žáků

• rozsáhlý systém evidence žáků, tříd, učebních oborů, zákonných zástupců
• mnoho sumárních i individuálních obrazovkových i tiskových výstupů
• hlášení ZP - hlášení o nových a odešlých žácích pro zdravotní pojišťovnu
• editace a vytváření dalších potvrzení, oznámení a formálních dopisů
• vyúčtování nákladů za výuku (teorie, praxe, strava, ubytování)- různé ceny, slevy a příplatky a způsoby výpočtu
• mimořádná fakturace za žáky - zadá se co se má, u kterých žáků se to má a komu se to má fakturovat
• tisk faktur, lístečků pro rodiče, složenek, či sestav, soubor + sestavy pro inkaso ze sporožirových účtů u České spořitelny
• zaznamenání úhrad : ruční (doklad po dokladu), poloautomatické (zadávání variabilního symbolu), automatické (načtením bankovního výpisu z vašeho systému Home-Banking)
• saldokonto zákonných zástupců - celkově i detailně (náklady a platby)
• pokladna : evidence hotovostních úhrad - předávání do hlavní pokladny - aktuální zůstatek
• vrácení přeplatků zákonným zástupcům v požadovaném termínu (např. na konci roku či konci školy)

provázanost s ostatním software

• další instalace Fakturace Alexo - export do centrální evidence ze středisek vystavujících doklady
• Home-Banking - export příkazů k úhradě a inkasu - import bankovního výpisu
• účetnictví MAUS - účetní doklady s předpisy zapsaných faktur a dobropisů a importovaného bankovního výpisu
• Kuchyňka - export seznamu žáků, či stavu jejich kont - import počtu porcí odebraných strávníky (fakturace žáků i cizích firem)
• Pokladna - import údajů pro dokonalou evidenci DPH a Hlášení FÚ o platbách fyzickým osobám nad zadaný limit
• Skladník - import údajů o prodaném zboří - faktura na základě vytvořených dodacích dokladů
• obecné - načtení seznamu žáků z obecného souboru

uživatelské sestavy

Uživatel může definovat své vlastní sestavy. Postupně zadává:

• jaký formát má mít sestava (prostý výpis / sumář s mezisoučty za vybranou položku - např. učební obor a zda se tiskne každý mezisoučet na novou stránku)
• zda se údaje mají oddělovat (prostý výpis / svislé čáry / vodorovné čáry)
• které z evidovaných údajů chce v sestavě prezentovat
• pořadím výběru je dáno i pořadí údajů v sestavě (zleva doprava)
• kolik znaků z té, které položky chce prezentovat (je-li to možné, jsou mu nabízeny alternativy : např. název 5 - 40 znaků)
• případně může změnit záhlaví (popis položek - např. místo NAZEV - Obchodní partner)
• případné zvýraznění údajů při tisku (tučný tisk)
• způsob setřídění prezentovaných majetků (například abecedně)
• uloženou sestavu může uživatel kdykoliv znovu vyvolat a prezentovat díky ní aktuální stav dat

Zavřít