archivované materiály

• zápis a evidence materiálů, které byly uloženy do archivu
• materiály jsou identifikovány evidenčním číslem, které je přidělováno automaticky jako pořadové číslo zápisu do evidence
• povinné údaje: Název, Skupina, Datum vzniku materiálu a Datum návrhu na skartaci (dle vzniku a lhůty ve skupině materiálů)
• Název - o jaký materiál se jedná
• Skupina materiálů (číselník = např. faktury, mzdové listy, dopisy z KÚ, atp.
• Datum vzniku materiálu - kdy ten materiál vznikl (např. faktura vznikla 1.1.2005)
• Datum návrhu na skartaci (kdy by se to již mohlo skartovat - dle vzniku a lhůty ve skupině materiálů)
• nepovinné údaje:
• doplňující popis k materiálu
• autor materiálu (kdo jej vytvořil)
• číslo jednací (například na oficiálních dopisech z KÚ)
• počet stran
• formát materiálu (např. A4 apod.)
• zdroj materiálu (číselník = např. KÚ, FÚ, dodavatelé, rodiče)
• datum uložení do archivu (kdy se to fyzicky umístilo)
• archivní prostor (číselník = např. účtárna, sklep, archiv č.1 atp.)
• uložil do archivu (jméno pracovníka)
• popis (6x78 znaků postupně doplňovaná poznámka - vývoj)
• zaevidoval (jméno pracovníka, který zapsal tuto informaci do evidence)

skartace

• zápis o provedení skartace konkrétního materiálu
• můžete označit, že materiál, který máte evidován jako archivovaný byl skartován, nebo rovnou zapsat informaci o skartování materiálu, který jste dosud v evidenci nebyl
• povinné údaje: údaje jako u archivovaného materiálu + Datum skartace (kdy byl materiál skutečně skartován)
• nepovinné údaje: údaje jako u archivovaného materiálu +
• číslo jednací skartace
• způsob skartace (číselník = např. rozřezání, spálení apod.)
• skartaci navrhl (pracovník)
• skartaci schválil (pracovník)
• datum schválení (kdy byla skartace schválena)
• skartaci provedl (pracovník - kdo to skutečně zlikvidoval)
• datum skartace (datum skartování materiálu - provedení skartace)
• datum zaevidování skartace (datum vložení do evidence skartace)

termín skartace

• v číselníku skupin materiálů musí být nastavená LHŮTA skartace, tedy po jakou dobu (roky, měsíce, dny) musí být takový materiál archivován
• lhůta je dána příslušnými zákony a uživatel si ji může v číselníku aktualizovat pod novelizací zákonných norem
• podle datum vzniku materiálu a nastavené lhůtě ve skupině materiálů se předvyplní datum návrhu na skartaci
• toto datum lze opravit podle vaší úvahy

upozornění na možnost skartace

máte-li evidovány archivované materiály, program vás automaticky upozorní na ty, kterým se naplnil termín a mohou být skartovány

prohlížení, výběry, četnosti, tisky

• z evidovaných materiálů lze vybírat, vyhledávat v nich údaje, sumarizovat, třídit je a následně prezentovat a tisknout
• systém nabídek a funkčních kláves umožňuje nastavení libovolného výběru pro prezentaci, přepínání mezi kartovým a řádkovým zobrazením
• program eviduje všechny provedené změny, které pak také dokáže prezentovat, sumarizovat, vybírat a tisknout
• navíc si uživatel může sestavit své vlastní sestavy, které si uloží a později je může využít

uživatelské sestavy

Uživatel může definovat své vlastní sestavy a tabulky. Postupně zadává:

• které z evidovaných údajů chce v sestavě prezentovat
• kolik znaků z té, které položky chce prezentovat (je-li to možné, jsou mu nabízeny alternativy : např. název 5 - 40 znaků)
• pořadí údajů v sestavě (zleva doprava)
• případně může změnit záhlaví (popis položek - např. místo NAZEV - Popis majetku)
• případné zvýraznění údajů při tisku (tučný tisk)
• způsob setřídění prezentovaných majetků (například podle ceny)
• jak se mají údaje prezentovat - zda jen prostý výpis či výpis+ sumář
• je-li sumář - pak za který (které) údaj se provádí
• uloženou sestavu může uživatel kdykoliv znovu vyvolat a prezentovat díky ní aktuální stav dat

Zavřít